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Entenda o que é o Livro de Ordem, por que é importante em um projeto e saiba como criar uma rotina eficiente de preenchimento
Você já ouviu falar de Livro de Ordem? Vamos conversar sobre! Mas, antes de saber o que é isso e qual sua importância na construção civil, tente imaginar quantas coisas acontecem todos os dias em um canteiro de obras. Se você pensou “mais do que dá para contar”, vale refletir sobre como sua empresa tem organizado o fluxo de trabalho de suas obras. A seguir, vamos falar sobre o Livro de Ordem e como ele pode mudar o dia a dia da sua construtora.
Leia neste artigo:
O que é o Livro de Ordem?
Trata-se de uma ferramenta muito utilizada na construção civil para gerenciar, armazenar e organizar as atividades que são realizadas na execução de uma obra. Considerado um item crucial para o sucesso de uma construção, o Livro de Ordem é a materialização do que acontece em cada etapa cumprida.
Utilizado em diversos segmentos, esse documento visa a garantir respaldo legal e uma análise crítica sobre o andamento das iniciativas iniciadas na empresa, envolvendo e unificando engenheiros, gestores e muitas outras partes interessadas.
O que é registrado no Livro de Ordem?
Basicamente, tudo que diz respeito ao que aconteceu em um determinado dia de obra. Apesar de não existir um modelo único de Livro de Ordem, pode-se dizer que alguns elementos estão presentes em praticamente todos os exemplares do país. Aqui estão eles:
Registro de entradas e saídas
Em um canteiro de obras grande, centenas de pessoas circulam com frequência pelos diversos ambientes e frentes de trabalho. Com esse fluxo constante e intenso, não é possível abrir mão do controle de entradas e saídas.
Uma das principais funcionalidades do Livro de Ordem é justamente essa: documentar com precisão cada indivíduo que passou pelo canteiro, incluindo horários e até mesmo o portão pelo qual essa pessoa entrou.
Além da questão óbvia de segurança, esse cuidado também é excelente para esclarecer dúvidas que podem aparecer futuramente. Imagine que você precisa saber quem foram os profissionais envolvidos em um acidente de trabalho, por exemplo. Com o Livro de Ordem, você terá essa informação com detalhes.
Mas atenção: hoje em dia, é impossível manter esses dados atualizados apenas de forma manual. Um erro humano pode gerar complicações para você, além de demandar um tempo valioso de preenchimento por parte da sua equipe.
Uma ótima solução para isso é a automatização da catraca de acesso do seu canteiro de obras. O Autodoc Catraca de Acesso é o software da Autodoc que digitaliza essa tarefa e aumenta significativamente a legitimidade e a assertividade do seu fluxo de entrada e saída.
Clima e condições ambientais
Só quem já esteve em um canteiro de obras sabe o impacto da previsão do tempo para o andamento de um projeto. Fatores como a chuva, o calor intenso e até mesmo o frio podem ter um impacto significativo do andamento de várias etapas da construção civil, pois aceleram ou atrasam diversos processos.
Portanto, indica-se uma atenção especial ao registro de aspectos como temperatura, umidade, estação do ano e até mesmo a sensação térmica de um determinado dia de trabalho. Uma boa dica, inclusive, é fazer registros sempre no mesmo horário para evitar observações imprecisas que possam prejudicar as suas avaliações e criar falsos resultados.
Atividades realizadas
É impossível pensar em um Livro de Ordem sem um bom histórico de atividades realizadas. A questão aqui não é se isso deve ou não ser feito, já que essa questão é obrigatória para o documento, mas sim a forma como tudo deve ser escrito.
Esse é um caso típico em que “quanto mais detalhes, melhor”. Imagine que, por alguma questão legal, você precisa apresentar o seu Livro de Ordem para provar que a sua equipe executou com toda a responsabilidade um determinado processo. No entanto, na hora de mostrar o registro desse dia, há apenas uma informação vaga de que “determinado ato foi executado”.
Isso não responderia muitas dúvidas, não é mesmo? Afinal, quem foi o responsável? Em que momento tudo foi feito? Deu tudo certo ou existiu algum desafio? Quanto mais características estiverem registradas, mais legitimidade você terá.
Materiais utilizados
Esse é, definitivamente, um dos pontos mais importantes acerca do Livro de Ordem. Em um canteiro de obras, é comum que materiais estejam sempre circulando, sendo usados ou substituídos.
Mas mesmo com esse fluxo intenso, é preciso manter uma organização de tudo que é usado, bem como quais foram os fornecedores e quantidades utilizadas. Isso é essencial para comprovar a qualidade da sua matéria-prima, bem como manter as boas relações com parceiros.
Registro de equipamentos
Os equipamentos escolhidos para um canteiro de obras representam muito mais do que apenas uma aparelhagem, já que têm uma influência significativa no tempo e na qualidade de um projeto que está sendo desenvolvido.
Para evitar passivos trabalhistas e detectar os melhores padrões de fabricantes, manutenção e manuseio de equipamentos, o mais indicado é manter um registro muito bem feito sobre esse tema no Livro de Ordem, sempre incluindo qualquer problema que possa ter acontecido e qual foi a solução encontrada.
Dica bônus: se tudo for feito da forma correta, você poderá acessar um histórico de quais são os profissionais com melhor desempenho no controle de máquinas, gerando economia e agilidade nos próximos projetos.
Ocorrências e incidentes
Você já sabe, mas vale reforçar. Qualquer mudança ou situação atípica em um canteiro de obras deve ser apontada no Livro de Ordem, seja ela considerada “comum” na rotina desse ambiente ou seja ela um pouco mais significativa e fora do padrão.
Se for preciso, colha depoimentos, adicione fotos e até mesmo vídeos sobre o que aconteceu, focando na transparência e evidenciando a solução que foi encontrada para minimizar – ou eliminar totalmente – o risco de danos.
Caso seja possível, faça relações com os tópicos anteriores. Mostre, por exemplo, como o fluxo de entrada e saída foi preservado, bem como quais são os equipamentos envolvidos ou os materiais escolhidos.
Comunicações e reuniões
Se a cultura implementada pela sua gestão de canteiro de obras for eficiente, todos os diálogos e encontros vão gerar um avanço em um projeto. Mas é importante que os assuntos debatidos não se limitem exclusivamente à sala em que aconteceram.
Anexe atas, e-mails e qualquer fonte de comunicação entre colaboradores, líderes, fornecedores e clientes. Caso alguma decisão importante seja tomada, lembre-se de registrá-la e inserir detalhes sobre quais foram os motivos envolvidos nessa pauta. Também anote todos os presentes em uma determinada conversa.
Se tiver algum documento de aprovação envolvido, ele também deve ser adicionado como prova de que tudo foi feito conforme as especificações do trabalho e com as devidas autorizações de todas as partes.
Assinaturas
Por fim, o seu Livro de Ordem precisa ser autenticado como um documento genuíno e oficial. Do contrário, poderia aparecer uma versão alternativa dele com dados totalmente diferentes que são contraditórios e vão prejudicar qualquer processo de análise de linha do tempo.
A assinatura de profissionais responsáveis é de grande ajuda nessa fase, pois legitima um relatório e comprova que tudo o que foi registrado faz sentido com o conhecimento técnico dos especialistas presentes no canteiro de obras.
Se outras pessoas tiverem participado do Livro de Ordem em um determinado dia, vale pedir também as suas assinaturas. É claro que no caso de modelos digitalizados, tudo isso é mais fácil e o risco de fraudes é praticamente inexistente.
Como digitalizar o Livro de Ordem?
Depois de entender tudo o que deve constar deste documento, você deve estar pensando no quão trabalhoso é manter um Livro de Ordem organizado e sempre em dia. Mas não se preocupe, pois, hoje em dia, esse processo pode ser muito mais fácil.
A digitalização do Livro de Ordem tem sido procurada por centenas de construtoras que buscam tornar seus processos mais modernos e eficientes. A boa notícia é que a ideia de registrar essas informações manualmente em papel e prancheta já está ultrapassada e já existe tecnologia para modernizar a tarefa.
Uma das soluções específicas para essa demanda é o Autodoc Diário de Obras, um software desenvolvido por especialistas com anos de expertise no segmento de construção civil e que combinaram seus conhecimentos do canteiro de obras com o que existe de mais sofisticado na tecnologia para criar um Livro de Ordem digital.
Entre os seus diferenciais estão a funcionalidade de upload de fotos, a possibilidade de uso em celulares, o armazenamento em nuvem e sem limite de imagens, o calendário completo e otimizado para exibir todos os relatos, o registro de ocorrências de qualquer tipo e uma interface muito mais prática do que nos modelos antigos.
Que tal verificar como isso funciona na prática? A Autodoc oferece uma demonstração gratuita e sem compromissos do Autodoc Diário de Obras, a versão mais nova e automatizada do Livro de Ordem.
Vale a pena conferir. Afinal, em poucos anos a expectativa é de que os formatos anteriores sejam totalmente eliminados e até desacreditados. Por isso, construtoras que se adaptarem o quanto antes vão ter muito mais facilidade de mudança e vão começar a receber os benefícios dessa novidade. Fale com os nossos consultores e agende a sua demonstração gratuita do Livro de Ordem digital com a Autodoc Diário de Obras!
