O cronograma de compras na construção é uma ferramenta essencial na rotina do profissional que está à frente da gestão de suprimentos das construtoras. Afinal, sem esse planejamento, é difícil garantir que todos os materiais e serviços estejam à disposição da obra no momento certo, evitando paralisações e estouros em orçamentos e prazos.
Diante de um cenário complexo, marcado por prazos enxutos, orçamentos reduzidos e dificuldade para contratação de mão de obra qualificada, contar com um planejamento assertivo para as contratações é um diferencial competitivo.
Vale lembrar que a gestão de suprimentos é uma área cada vez mais estratégica para o sucesso das empresas. Sobre este departamento recaem responsabilidades múltiplas, sendo a principal delas: atender a demanda por compras e contratações, em alinhamento com as exigências de qualidade, custo e prazo.
Você verá neste artigo:
- O que é o cronograma de compras na construção civil?
- Para que serve o cronograma de compras?
- Os benefícios de um cronograma de compras bem elaborado
- Como elaborar um bom cronograma de compras na construção civil?
- Tecnologia a favor da gestão de compras na construção
O que é o cronograma de compras na construção civil?
O cronograma de compras consiste em um planejamento detalhado que organiza e estabelece os prazos para a aquisição de materiais, equipamentos e serviços necessários para a execução de uma obra. Ou seja, ele define as datas em que cada item deve ser solicitado e quando ele precisa ser entregue no canteiro de obras.
A planilha considera as etapas de cotação, negociação, aprovação de pedidos, entrega e inspeção, integrando todos esses procedimentos ao andamento das atividades construtivas.
Para que serve o cronograma de compras?
O cronograma de compras na construção garante um fluxo de insumos e serviços sincronizados com o ritmo da obra.
Ele não assegura, no entanto, que essas compras atendam aos padrões de qualidade acordados. Essa é uma atribuição de outro documento complementar: o SLA (Service Level Agreement).
Quando bem desenvolvidos, o cronograma de compras e o SLA evitam duas dores muito comuns às construtoras brasileiras: os atrasos na execução e os problemas de qualidade na obra.
Cerca de 61% das obras no Brasil são entregues com atraso. Além disso, 63% delas custam mais do que o planejado. Esses dados são da Câmara Brasileira da Indústria da Construção (CBIC).
Os benefícios de um cronograma de compras bem elaborado
De modo geral, as construtoras associam os seguintes benefícios ao uso de um cronograma de compras na construção consistente:
- Primeiramente, a gestão de suprimentos no canteiro torna-se mais eficiente, reduzindo desperdícios;
- Além disso, há redução de custos, uma vez que o cronograma permite realizar compras com mais antecedência e acessar melhores condições de negociação;
- Consequentemente, há minimização de compras emergenciais
- Outro benefício é a maior eficiência do fluxo de trabalho. Afinal, quando os materiais chegam exatamente no momento certo, a equipe de trabalho mantém um ritmo constante de produção.
- Ha, também, melhor coordenação entre os diversos fornecedores e subcontratados.
- Outra vantagem obtida é maior previsibilidade financeira.
- Garantia de abastecimento do estoque just in time, evitando tanto a falta quanto o excesso de estoque.
- Relacionamento mais previsível e confiável com fornecedores, resultando em melhores negociações e prazos de entrega.
- Facilitar o acompanhamento e o gerenciamento da área de suprimentos.
Como elaborar um bom cronograma de compras na construção civil?
Primeiramente, antes de iniciar a elaboração do cronograma de compras para uma obra, é importante definir o escopo do projeto. Para isso, é fundamental identificar todas as etapas do projeto e os materiais necessários para cada uma delas.
Em seguida, é hora de fazer um levantamento completo dos materiais e serviços que serão necessários ao longo do projeto.
A elaboração do cronograma de compras na construção prevê a inserção, em uma tabela, das datas de compra, entrega e utilização de cada um desses itens.
Dada a quantidade de componentes/serviços envolvidos em uma obra, é recomendável o uso de uma planilha ou software para organizar todas as informações. Você sabia que um projeto de edifício residencial pode envolver cerca de 200 categorias de insumos/serviços?
Para lidar com um volume tão grande de itens a contratar, outra estratégia é a hierarquização, considerando que 80% do custo de uma obra está concentrado em cerca de 25 categorias. Faz todo o sentido, portanto, dedicar mais atenção às contratações dos itens mais impactantes no orçamento.
Atenção a algumas dicas
Lembre-se que no caso da contratação de serviços, é preciso considerar o prazo de mobilização, que inclui não somente a formação e definição da equipe, como também o envio de toda documentação para o ingresso no canteiro de obra.
Entretanto, a situação muda quando falamos em materiais ou equipamentos. Nesses casos, basta considerar o prazo para entrega, incluindo o prazo para fabricação e o transporte.
Além disso, o cronograma de compras deve ser continuamente monitorado com base em indicadores de desempenho pré-estabelecidos. Isso pode ser feito, por exemplo, com o apoio de um Power BI que fornece um mapeamento claro sobre indicadores, como atrasos em contratações e tempo despendido para cada compra.
Tecnologia a favor da gestão de compras na construção
Em muitos departamentos de compras, não raramente os profissionais gastam muito tempo com a administração de atividades que não agregam valor à empresa. A solução para essa distorção passa pela digitalização e pela automatização dos processos. Para você ter uma ideia, os softwares mais avançados para a gestão de fornecedores na construção civil permitem reduzir pela metade o tempo dedicado pelas equipes de suprimentos para cotações e compras de insumos. Tudo isso, graças à combinação de tecnologias de big data e aprendizado de máquina.
Por que utilizar softwares e plataformas digitais na gestão de suprimentos?
Outras vantagens associadas à adoção de softwares na gestão de suprimentos são:
- Centralização de informações de fornecedores e compras
- Padronização de cotações recebidas
- Mais acesso a bons fornecedores
- Automatização de tarefas e processos repetitivos
- Possibilidade de acompanhar o status das compras em tempo real
- Produção de relatórios e análises de desempenho
- Integração entre a gestão de compras com outras áreas da empresa
- Viabilização de compras de curto e longo prazo, conforme a necessidade de cada obra.
A eficiência do departamento de compras é um fator de sucesso para as construtoras, independente de seu porte ou segmento de atuação. No entanto, uma dor comum a muitas empresas é selecionar e homologar bons fornecedores.
Se isso também é uma preocupação para você, não deixe de ler este artigo. Nele, Guilherme Gava, diretor de Receita na Autodoc, lista uma série de dicas para uma seleção de fornecedores mais assertiva na construção civil. Imperdível!
