Tempo estimado de leitura: 10 minutos
Descubra como a digitalização transforma o checklist de obras na construção civil, otimizando processos, melhorando a comunicação e ampliando eficiência.
Hoje em dia, a digitalização está em tudo. Da criação de estratégias de gestão até o simples ato de fazer compras, os processos humanos têm passado por uma mudança significativa, com foco na otimização por meio da tecnologia. O tradicional checklist de obras não é exceção.
Na construção civil, a modernização dos processos já tem trazido diversos benefícios. Em um tempo em que é possível utilizar a inteligência artificial para criar casas em poucos dias, é no mínimo impensável considerar um checklist feito em prancheta e papel, que pode se perder ou ser guardado em pastas físicas que podem se confundir no meio de várias outras.
Neste guia, falaremos em detalhes sobre as vantagens de digitalizar seu checklist de obras, com foco nas Fichas de Verificação de Serviços, além de darmos exemplos de uso e abordarmos as melhores práticas para implantar com sucesso a digitalização desse processo em sua empresa. Também vamos falar sobre as medidas que você deve tomar para que seus colaboradores se sintam confortáveis com as mudanças e que consigam usufruir das novidades com segurança.
Leia neste artigo:
Benefícios de digitalizar seu checklist de obras
Você se lembra de quando os táxis eram pedidos de forma tradicional ou de quando era preciso ir até seu restaurante favorito para pegar a janta e levar para casa? Pois é. Hoje em dia, essas ideias parecem medievais.
Com a digitalização do checklist de obras, acontece algo muito similar. Uma vez que você conhece esse sistema, fica impossível pensar em como era a vida antes dele. Afinal, existem diversas vantagens em adotar esse caminho nas etapas da construção civil. Conheça algumas delas:
Aumento da eficiência
Vamos supor que você tenha que checar um item específico do seu checklist de obras e ele está em papel. Você pega o documento e se depara com páginas e mais páginas de serviços verificados, percebendo que vai ter que olhar cada linha para encontrar o que precisa.
Se o checklist fosse digitalizado, tudo teria sido mais fácil. Bastaria fazer uma pesquisa rápida com palavras-chave para conseguir a informação que procurava. Esse simples detalhe pouparia um tempo valioso, que poderia ser usado para questões mais importantes e que exigem a sua atenção plena.
Melhoria na comunicação
Quando uma reunião termina, cada pessoa termina com o bloco de anotações de um jeito. Mesmo que você tenha um checklist de execução de obra padronizado, ainda pode haver problemas de interpretação entre os diferentes setores sobre as informações do projeto. Esses são os desafios do trabalho colaborativo em projetos de engenharia.
Quando você tem um produto compartilhado, único e atualizado em tempo real, todos estarão na mesma página. Isso vai reduzir erros, facilitar a troca de ideias e padronizar o entendimento das equipes.
Facilidade de acesso e armazenamento
Seu tempo é precioso. Em uma era que todas as informações são dados armazenados em nuvem, não faz sentido entrar em uma sala de arquivos e ficar caçando um checklist de fiscalização de obra em gavetas.
Além de serem facilmente perdidos, os modelos em papel também exigem grandes espaços físicos para armazenamento. Afinal, o arquivamento de inúmeros documentos de diferentes projetos demanda a organização em diversas pastas e prateleiras.
No formato digital, tudo pode ser armazenado online e acessado a qualquer momento por vários dispositivos. Mesmo que algo aconteça com o seu computador, o sistema de nuvem vai garantir que tudo esteja salvo e continue com informações sempre atualizadas.
Análise de dados e tomada de decisão embasada
Quanto você poderia ganhar se o seu checklist de obras funcionasse como um assistente, que torna os dados inseridos imediatamente disponíveis para análise, dando suporte para sua empresa otimizar os projetos e facilitar as rotinas?
Com a digitalização, é possível identificar padrões, tendências e gerar um nível alto de tomada de decisão, sempre com base em experiências antigas e no que elas tiveram como resultado.
Como digitalizar o checklist de obras na construção civil
Agora que você já percebeu a relevância da digitalização, deve estar se perguntando como chegar até ela. Apesar de ser um trabalho que exige cuidado e planejamento, ele não precisa ser complexo.
Pensando em ajudar, desenvolvemos um passo a passo claro para implementar com sucesso a sua estratégia e ter êxito ainda nas primeiras versões de aplicação. Leia com cuidado e comece a imaginar como isso poderia ser feito na sua construtora.
Passo 1: Identificação dos requisitos
Cada empresa tem um processo único e isso não é segredo para ninguém. As prioridades dos seus concorrentes não são iguais às suas, então não adianta usar um formato básico ou copiado de alguém.
É preciso considerar quais são os requisitos específicos da sua marca e como funciona o fluxo de trabalho dela. Além disso, é necessário considerar também as exigências específicas de cada obra, dado que o cronograma e o checklist podem mudar significativamente.
Passo 2: Escolha da plataforma ou software
Ok, mas, então, onde armazenar seu checklist de obras? Existem várias opções disponíveis no mercado, cada uma com uma série de funcionalidades diferentes. Na hora de fazer sua escolha, leve em consideração o potencial de transformação digital, a usabilidade, as demandas da sua construtora e, principalmente, a integração com outros sistemas usados pela empresa.
Ah, e não se esqueça de avaliar aspectos como segurança, qualidade e adaptabilidade. Se achar necessário, busque por um consultor ou profissional com conhecimento técnico suficiente para te ajudar com essa questão.
Passo 3: Desenvolvimento do checklist digital
Uma vez que a plataforma foi definida, é hora de partir para a parte mais prática. Comece pelo formulário digital: é aqui que você deve adicionar campos de preenchimento, opções de prazos, seleções, observações e qualquer outra anotação que julgar necessária.
Se tiver que escolher apenas uma característica para esse formulário, opte por deixá-lo “intuitivo”. É essencial que as pessoas saibam exatamente onde está cada item, o que precisa ser incluído, quais pessoas devem ser marcadas em cada tópico e como os próximos passos serão alcançados.
Passo 4: Testes e ajustes
Imagine que você lança a primeira versão do seu checklist de obras com muita expectativa para vê-lo em ação o quanto antes. Mas não demora muito para que você perceba que vários passos ficaram para trás, muita gente se confundiu e seu cronograma está atrasado.
Isso é o que pode acontecer se você não realizar testes. Basicamente, a ideia é lançar versões “demo” para que os seus colaboradores possam usar as ferramentas, verificar a qualidade e tirar eventuais dúvidas.
Quando possível, peça pelo feedback de toda a equipe e faça os ajustes que julgar necessários. Assim, a próxima tentativa será muito mais assertiva.
Passo 5: Treinamento e adoção
Achou uma versão que funcionou? Ótimo! Agora é o momento de qualificar sua equipe para utilizá-la. Comece mostrando como a plataforma deve ser usada, quais ferramentas ela tem, como os campos devem ser preenchidos e, por fim vá mostrando as melhores maneiras de aproveitar todos os benefícios.
Lembre-se de que essa introdução é um trabalho constante. É comum que, ao se depararem com recursos novos, alguns funcionários tenham uma certa preocupação e optem por usar métodos tradicionais. Acolha as inseguranças e vá mostrando gradualmente os benefícios da transição.
Melhores práticas para digitalizar checklists de obras
Seguindo nossa linha de raciocínio, chegamos em um ponto estratégico da nossa jornada. A única forma de realmente alcançar todas as vantagens da digitalização de um checklist de obras é seguir algumas boas práticas. Aqui estão algumas das principais:
Padronização e atualização contínuas
Transformar o seu checklist em um recurso digital não significa que você deve adicionar itens aleatoriamente. Manter uma lógica clara, sequencial e padrões consistentes é crucial.
Regularmente, reserve um momento para revisar e assegurar que o conteúdo e a ordem do checklist permaneçam claros e práticos. Caso identifique desvios ou confusões, é o momento de envolver a equipe, refinar o fluxo e garantir que todos estejam alinhados e comprometidos com a abordagem definida.
Integração com outras ferramentas e sistemas
A coesão entre o software de checklist e outras ferramentas utilizadas por sua construtora é fundamental. Em um ambiente de obra, a clareza e eficiência são primordiais. Assim, certifique-se de que seu checklist digital seja compatível e possa ser integrado com sistemas como o de gestão de obras. Essa integração pode otimizar consideravelmente o tempo gasto com cronogramas e, consequentemente, impactar positivamente a rentabilidade do projeto.
Coleta de dados consistentes
No mundo digital, os dados são ouro. Para que um checklist digitalizado seja realmente valioso, a coleta de dados deve ser consistente e precisa. Estabeleça protocolos claros sobre como os dados devem ser inseridos, garantindo uniformidade. Uma coleta de dados uniforme não só facilita análises futuras, mas também ajuda a identificar tendências, problemas e áreas de melhoria de maneira mais eficaz.
Manutenção e atualização do sistema
A dinâmica da construção civil e as inovações tecnológicas significam que um checklist digital nunca deve ser estático. Dedique tempo para verificar regularmente se o sistema está operando de forma ótima e se beneficie das atualizações disponíveis. Este procedimento garante que você esteja sempre utilizando a versão mais eficiente e segura da ferramenta.
Aprender sobre o checklist de obras: check!
Agora que você já cumpriu essa tarefa do seu dia e já conhece o universo do checklist de obras, recomendamos que você aproveite a empolgação para pesquisar algumas opções do universo da digitalização dos canteiros de obras. Uma boa dica é conhecer o Autodoc FVS, plataforma de Fichas de Verificação de Serviço (FVS) digital para inspeções de qualidade das obras. A ferramenta é fácil de configurar e de usar, podendo ser acessada via mobile ou via web, com sincronização em nuvem. A ferramenta incorpora checklists de verificação de conformidade dos serviços e permite registrar observações, anexar fotos e estabelecer planos de ação corretiva.
Quer saber mais sobre as soluções da Autodoc para o seu empreendimento? Acesse nossa página de soluções.
