A utilização de softwares por construtoras e incorporadoras vem evoluindo gradativamente, simplificando processos, reduzindo riscos e melhorando a produtividade. Entre as soluções que se destacam pela fácil aderência às rotinas dos canteiros está o diário de obras digital, uma solução que permite ao construtor converter as anotações cotidianas em um repositório de informações estratégica, principalmente sobre o que acontece de relevante na obra.
O que é o relatório diário de obras?
O relatório diário de obras, ou simplesmente RDO, consiste em um documento onde são registradas diariamente todas as ocorrências e atividades que impactam o andamento dos trabalhos ao longo da etapa de execução.
Essencial para manter os processos no canteiro sob controle, ele é uma alternativa ao Livro de Ordem, definido na Resolução do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea) n° 1.094, de 31 de outubro de 2017.
Segundo o Conselho, o registro diário serve para acompanhamento e controle da participação efetiva dos profissionais nas obras e dos serviços pelos quais eles são responsáveis técnicos.
Contudo, a importância do RDO vai além. Atualmente, a maioria dos contratos exige a elaboração do diário de obras para registrar formalmente todas as atividades que aconteceram durante a execução. Afinal, quando bem elaborado, o documento confere rastreabilidade, resguardando o construtor em disputas judiciais.
Desse modo, o diário de obras pode registrar informações diversas, desde intercorrências como a quebra de equipamentos, até problemas como a falta de prestadores de serviços, atrasos na entrega de materiais, acidentes de trabalho e alterações meteorológicas relevantes.
O que difere o diário de obras digital do modelo analógico?
Tradicionalmente, os registros diários eram feitos em papel ou em planilhas de Excel. Porém, diante do avanço tecnológico, esse modelo ficou em desuso, uma vez que impõe uma série de desafios para as construtoras, como:
- dificuldade de localizar informações e acompanhar o projeto em tempo real;
- maior suscetibilidade a erros de preenchimento, comprometendo a confiabilidade do registro;
- impossibilidade de acompanhar mais de uma obra ao mesmo tempo;
- lentidão no preenchimento das informações;
- dificuldade na tomada de decisões, em função da ausência de informações atualizadas e detalhadas.
Ao funcionar como um repositório de dados inteligente, o diário de obras digital está associado a uma série de vantagens. Por exemplo:
- controle em tempo real das tarefas executadas, do progresso das obras e das atividades realizadas diariamente no canteiro.
- Mais produtividade. As planilhas têm preenchimento mais rápido e intuitivo, reduzindo o tempo com processos manuais.
- Maior facilidade para organizar e controlar as informações, evitando a perda de documentos.
- Registro fotográfico e armazenamento de fotos para apontamentos mais visuais.
- Rastreabilidade, ou seja, a identificação rápida a respeito de quem inseriu, alterou ou validou as informações.
- Dados para apoiar a tomada de decisão. Essas informações podem, por exemplo, alimentar a equipe de planejamento, a área de segurança no trabalho, entre outras.
- Permite a colaboração e o preenchimento por várias equipes simultaneamente.
- Possibilita a integração com outros produtos digitais, maximizando benefícios.
4 dicas para elaborar um bom Relatório de Obras
Confeccionar um bom diário de obras digital não precisa ser uma tarefa complicada. Com organização e tecnologia, é possível simplificar o preenchimento, sem comprometer a qualidade da informação.
Nesse sentido, algumas boas práticas que podem auxiliar nesse processo são:
1. Estabelecer uma rotina de registro
É importante que a construtora designe um profissional responsável pelo preenchimento do diário de obras digital.
2. Equilibrar objetividade e detalhamento
As informações devem ser detalhadas o suficiente para fornecer um panorama amplo do que foi realizado. Ao mesmo tempo, elas precisam ser concisas e fáceis de entender para não tornar o relatório excessivamente longo.
3. Manter um formato padrão
Todas as páginas do relatório precisam ter as mesmas informações, descritas de jeitos similares, com a mesma formatação. Afinal, fica muito difícil fazer comparações futuras sem essa padronização.
4. Escolher uma boa ferramenta de apoio
Um passo importante é definir o formato do relatório. Caso a escolha seja pelo diário de obras digital, é importante comparar recursos e funcionalidades. Os softwares mais completos oferecem preenchimento de forma simples e intuitiva, em computador, smartphone ou tablet, e operam com dados armazenados em nuvem.
6 funcionalidades essenciais de um diário de obras digital
Em síntese, os softwares para diário de obras representam um avanço enorme, em comparação ao preenchimento analógico. Contudo, é preciso considerar que há muita diferença entre as soluções digitais disponíveis no mercado.
Por isso, vale ficar atento a alguns recursos que podem garantir uma aplicação bem-sucedida da tecnologia:
1. Preenchimento online e offline
A solução deve permitir que os dados sejam inseridos, mesmo quando não há conexão com a Internet.
2. Armazenamento em nuvem
O software precisa possibilitar que os dados sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer momento.
3. Integração com outros sistemas
Quando integrado a softwares de gestão de documentos, o diário de obras digital permite automatizar o preenchimento do efetivo de obras do dia, economizando tempo.
4. Geração de relatórios
Por meio de dashboards, o gestor pode ter uma radiografia do que acontece em sua obra e aproveitar os dados para municiar outras áreas.
5. Flexibilidade
É interessante que o diário de obras digital possua uma área específica para o preenchimento de ocorrências fora do padrão e para observações.
6. Relatório fotográfico
A inserção de fotos do andamento da obra é uma forma eficaz de complementar o relatório.
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