Em um mundo ideal e hipotético, as atividades nos canteiros de obras só se iniciariam após a conclusão, compatibilização e validação de todos os projetos, não é mesmo? No entanto, a Construção Civil opera com um dinamismo muito próprio. Por isso, o mais comum é encontrarmos diversas versões de projetos se sobrepondo umas às outras, sendo constantemente atualizadas já com os serviços em andamento.
Como resultado disso, é quase impossível evitar que as múltiplas modificações em projetos se transformem em dor de cabeça, gerando retrabalhos e perdas financeiras para o construtor.
Mas uma pergunta que fica é: como fazer isso na prática?
Foi pensando nisso que elaboramos esse artigo. Continue conosco e confira!
Desafios por trás da gestão de projetos na Construção Civil
Se você trabalha com Construção Civil, sabe muito bem que os projetos são elementos essenciais para o sucesso de uma obra. É durante a elaboração desses documentos que são realizadas escolhas que vão direcionar todo o processo de construção.
Estamos nos referindo a uma lista enorme de documentos técnicos que começam pelo projeto de arquitetura. Este, aliás, se desdobra em diferentes versões, conforme começa o desenvolvimento do empreendimento. Podemos citar, como exemplos, o estudo preliminar de arquitetura e o projeto legal, além do projeto básico e o executivo.
Para complicar um pouco mais, uma obra possui, também, uma enorme quantidade de projetos especialistas. Alguns exemplos são os projetos estruturais, de produção e logística de canteiro, fundações, vedações, instalações elétricas e hidrossanitárias, paisagismo, entre tantos outros.
Aqui, cabe um parêntese. Nos últimos anos, com o aumento da complexidade dos empreendimentos e o surgimento de novas disciplinas técnicas, o número de projetos envolvidos em uma obra tornou-se muito maior. Hoje, em muitos canteiros de edifícios residenciais, não é difícil encontrar, além dos projetos tradicionais, estudos específicos de sustentabilidade, acessibilidade, acústica, segurança patrimonial, automação predial etc.
Saber organizar esse universo de informações e documentações com assertividade e agilidade é a chave para:
- Aumentar a eficiência da obra
- Reduzir perdas de recursos
- Evitar atrasos
- Minimizar impactos financeiros negativos ao negócio.
Versões de projetos obsoletas: um problema muito comum nos canteiros de obras não digitalizados
Você sabia que plantas e documentos desatualizados são uma das principais causas de retrabalho nos canteiros de obras? Uma única mudança realizada em um projeto, quando não é bem comunicada à obra, é capaz de provocar um prejuízo de grandes proporções.
Imagine ter que demolir uma parede de vedação porque os operários não sabiam que o projeto de instalações foi modificado e que, após a revisão, a caixa de passagem de elétrica deveria ser colocada em outro ponto ou em maior quantidade. Ou descobrir que há um problema de sobreposição de tubulação e eletroduto porque uma equipe executou o serviço tomando como referência um projeto defasado. Esses dois casos podem parecer simples, mas geram perdas de materiais, atrasos no cronograma, além de desperdícios de mão de obra e de dinheiro.
Um dado interessante veio de uma pesquisa realizada em 2017 pela consultoria McKinsey. O estudo global detectou que, nos canteiros de obras, mais da metade das reclamações de retrabalho são decorrentes de dados imprecisos.
O trabalho mostrou ainda que, quando a mão de obra se depara com plantas e documentos desatualizados, podem acontecer duas coisas:
- Na melhor das hipóteses, os profissionais perdem tempo se deslocando para obter a documentação mais recente.
- Na pior das hipóteses (infelizmente a mais comum), os trabalhadores realizam a atividade com base em plantas desatualizadas, induzindo retrabalhos e desperdícios para serem resolvidos posteriormente.
Então, como gerenciar múltiplas versões de projetos de Construção Civil?
Os projetos utilizados na construção de edificações são elementos dinâmicos. Por isso mesmo, eles estão expostos a uma quantidade de alterações bastante grande, ainda mais se considerarmos o ciclo longo que ocorre desde o planejamento até a entrega da edificação.
Isso joga o foco para a importância de as construtoras gerenciarem, com efetividade, a distribuição das revisões de projetos, de modo a garantir que todos estejam trabalhando com a versão mais atual de cada documento.
Não é tarefa fácil garantir que todos no canteiro, sem exceção, tenham acesso a essas últimas versões.
Outro desafio é assegurar o controle total de todas as modificações promovidas em cada projeto, ou seja, o histórico de alterações.
Diante de tais dificuldades, a saída encontrada por muitas empresas para operar com mais precisão é adotar alguma solução para gerenciamento de projetos unificado e digital. Esse tipo de solução proporciona informação integrada e faz com que os diversos documentos e as principais comunicações fiquem concentrados em um único ambiente virtual e inteligente.
Vale lembrar que nos modelos tradicionais de trabalho, o controle das alterações de projeto acontece de maneira totalmente manual, sem qualquer automatização ou padronização, em planilhas de Excel e em listas difíceis de atualizar.
Como automatizar a gestão e as múltiplas versões de projetos?
Plataformas mais modernas, a exemplo do Autodoc Projetos, permitem criar permissões baseadas em pastas. Dessa forma, os colaboradores acessam apenas os arquivos mais recentes e são relevantes para o seu trabalho.
Outro recurso bastante interessante dessa tecnologia é a revisão automática de arquivos. Graças à inteligência artificial, os softwares de gestão de projetos conseguem reconhecer sempre que um arquivo passa por uma revisão, identificando automaticamente as versões anteriores como obsoletas e mantendo na pasta-raiz somente a versão mais recente do arquivo. Com isso, identificar qual arquivo é o mais recente torna-se uma tarefa visual e simples. Em outras palavras, o próprio sistema induz o usuário a usar a versão mais atual do arquivo.
E não é só isso. Com recursos avançados, como as notificações inteligentes, o gestor pode ser sempre avisado em caso de alguma alteração nos projetos.
As plataformas digitais para gestão de projetos na Construção Civil têm, também, outro importante atributo: melhorar a comunicação entre os envolvidos, especialmente entre as equipes que ficam no escritório e as equipes de produção, alocadas na obra.
Controle de cópias impressas evita problemas com versões defasadas de projetos
Todos que trabalham diretamente com Construção Civil sabem como é desafiador fazer a gestão de projetos de uma obra, seja pela necessidade de eliminar ruídos na comunicação entre os múltiplos agentes envolvidos, seja pela complexidade dos projetos.
Por mais que a digitalização avance, em muitos canteiros ainda não é possível trabalhar 100% sem papel. Na rotina dessas construtoras, é possível encontrar cópias físicas de projetos, especialmente plantas baixas impressas circulando na obra para apoiar as atividades.
Quando falamos em controle de alterações de projetos no mundo digital, vemos que é fácil substituir um arquivo obsoleto por outro mais atualizado. Mas se pensarmos em plantas impressas, há um desafio extra para assegurar que todas as versões em circulação estejam devidamente atualizadas.
Nesse ponto, há outra contribuição importante das tecnologias digitais para o controle de versões de projetos: a garantia de rastreabilidade. Isso acontece por meio de recursos como etiquetas QR Codes impressas nas cópias impressas. Esse tipo de recurso foi desenvolvido, justamente, para facilitar a rastreabilidade, permitindo saber quando o projeto foi recebido pelo destinatário e identificá-lo facilmente sempre que há necessidade de recolhimento por conta de uma atualização.
Há de se mencionar, ainda, a contribuição dos aplicativos mobile que acompanham as plataformas de gestão de projetos mais atuais. De fácil usabilidade, esses apps permitem que projetos e plantas sejam visualizados a qualquer hora, de qualquer local, via smartphone ou tablet. Isso significa mais agilidade na tomada de decisões e produtividade.
O que devemos ter em mente quando o assunto é controle de versão de projetos?
Ao longo do artigo de hoje você pode perceber a importância de eliminar os erros por projetos desatualizados. Também viu que é possível aumentar a rastreabilidade e o controle sobre as alterações em projetos, elevando a eficiência no canteiro de obras e diminuindo desperdícios.
Para fazer isso com a agilidade que o mercado exige, não há outra saída a não ser buscar apoio em soluções digitais e inteligentes. Métodos analógicos não são mais capazes de garantir o nível de controle de versões de projetos que uma obra demanda nos dias atuais.
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A Autodoc é parte da Ambar, o sistema operacional da nova Construção Civil. Ajudamos construtoras e incorporadoras a operar com mais eficiência e agilidade por meio de soluções tecnológicas presentes durante toda a jornada construtiva, do projeto à finalização da obra.
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