A gestão de documentos na construção civil é uma atividade de alta criticidade. Isso se deve tanto ao volume, quanto à importância desses registros que precisam ser cuidadosamente controlados.
Uma realidade do mercado brasileiro é a intensa utilização de mão de obra terceirizada. Nesses canteiros de obras, não raramente é possível encontrar uma movimentação de 120 trabalhadores por dia. Ou seja, se levarmos em conta que cada trabalhador requer a gestão de, no mínimo, oito documentos para comprovar aspectos fiscais e trabalhistas, chegamos a uma quantidade de documentação gigante.
Você verá neste artigo:
- Por que investir em uma gestão de documentos eficiente?
- O que acontece quando uma empresa não faz uma gestão de documentos eficaz?
- O que uma empresa ganha quando faz um bom controle da documentação?
- Por que é imperativo digitalizar a gestão de documentos na construção civil?
- Como levar a gestão de documentos na construção civil a um novo patamar de eficiência?
Por que investir em uma gestão de documentos eficiente?
Antes de responder essa pergunta, vale fazer uma breve consideração: a gestão de documentos na construção civil não deve ser encarada como uma mera burocracia ou algo a ser feito apenas para atender exigências de órgãos reguladores.
É importante entender que todos esses documentos, sejam eles de ordem fiscal, trabalhista ou técnica, visam garantir o atendimento às melhores práticas, assegurando um ambiente de trabalho saudável e produtivo, culminando em empreendimentos de qualidade consequentemente.
O que acontece quando uma empresa não faz uma gestão de documentos eficaz?
Ao negligenciar o controle efetivo da documentação de sua força de trabalho, as construtoras estão expostas a diferentes riscos.
O primeiro deles é o de ter trabalhadores atuando na obra sem o atendimento às normas e legislações, o que é bastante sério. Além disso, existe o risco à saúde e à integridade do trabalhador, que deixa a empresa suscetível a multas e sanções.
Outro problema comum em muitas companhias é a deficiência na coleta de evidências. Isso se torna especialmente complicado em caso de litígios trabalhistas, sobretudo em ações que são movidas anos depois de concluída a obra.
Em suma, a gestão de documentos na construção civil precisa atender a três objetivos:
- Garantir que os documentos sejam devidamente gerenciados e organizados;
- Permitir o armazenamento de documentos em local de fácil acesso a todos os envolvidos e partes interessadas;
- Garantir acesso aos dados, inclusive após a conclusão do projeto para consultas futuras.
O que uma empresa ganha quando faz um bom controle da documentação?
É possível listar uma série de benefícios que uma empresa acessa ao adotar uma gestão eficaz sobre a documentação de uma obra. Destacam-se entre os mais relevantes:
- Aumento da produtividade e redução de custos — Um sistema de gestão de documentos bem organizado facilita o acesso às informações, reduzindo improdutividades e prejuízos. Por exemplo, custos desnecessários, perdas de prazos e danos à imagem da empresa.
- Maior segurança e compliance — A construção civil está sujeita a muitas regulamentações e normas. Portanto, manter documentos organizados e atualizados é fundamental para garantir que a empresa trabalhe de acordo com essas exigências. O controle de documentos reduz passivos trabalhistas e a exposição da empresa a riscos. Além disso, ele promove transparência e uma comunicação mais eficaz entre as partes envolvidas no projeto, reduzindo conflitos.
- Sinergia com programas de certificação de qualidade — A gestão de documentos é uma exigência de normas como a ISO 9001:2015, que trata do sistema de gestão da qualidade.
Por que é imperativo digitalizar a gestão de documentos na construção civil?
A gestão de documentos na construção civil deve estar alinhada com o perfil de cada empresa. De modo geral, quanto maior for o volume de documentos produzidos por um processo, mais elaborado e sofisticado deverão ser os procedimentos de gestão.
Diante da complexidade dos canteiros de obras e dos riscos aos quais uma empresa está exposta, digitalizar a gestão de documentos tornou-se imprescindível. Afinal, a adoção de um bom software pode proporcionar às empresas:
- Organização e centralização da documentação, tanto de fornecedores, quanto de colaboradores próprios.
- Maior facilidade para controle de validade de documentação. Algumas ferramentas, por exemplo, disponibilizam notificações automáticas, que avisam o gestor sobre o vencimento de documentos como os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs).
- Maior disponibilidade da documentação para uso do setor jurídico em eventuais ações judiciais.
- Aumento da produtividade da equipe. Com a digitalização, tanto o administrativo da obra, quanto o profissional da área de segurança no trabalho podem usar o tempo para desempenhar tarefas mais estratégicas, ao invés de gastar horas conferindo documentação.
- Maior segurança. Você sabia que os documentos digitais podem ser protegidos com senhas, criptografia e backups automáticos? Isso significa redução do risco de perda ou acesso não autorizado.
- Controle de versões: ferramentas digitais permitem o controle de versões de documentos, garantindo que todos os envolvidos trabalhem com as informações mais atualizadas, evitando erros e retrabalhos.
No entanto, para que todos esses benefícios se concretizem, é fundamental que a empresa utilize uma ferramenta aderente às suas necessidades. Mas como escolher uma solução digital de forma assertiva? Neste artigo você encontra respostas para essa pergunta. Trata-se de um roteiro bem objetivo com dicas para impulsionar a digitalização nos canteiros de obras. Não deixe de ler!
Como levar a gestão de documentos na construção civil a um novo patamar de eficiência?
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