Em todo ambiente de trabalho, a medição de produtividade acontece em função do tempo. E na construção civil esse recurso é tão precioso quanto escasso, seja nos canteiros de obras ou nos escritórios. Em um contexto no qual os projetos estão mais complexos e se exige cada vez mais eficiência dos processos, como ser mais efetivo na gestão de tempo?
Uma boa administração do tempo é fundamental para aumentar a assertividade dos cronogramas, evitar atrasos em entregas e reduzir custos. Ela impacta diretamente a margem de lucro das empresas e ainda contribui para construções de mais qualidade e ambientes de trabalho mais saudáveis.
Quando falamos em gestão de tempo, portanto, não nos referimos somente a diminuir as horas dedicadas a uma atividade, mas a usar o tempo de forma mais eficiente para produzir mais e melhor.
Você sabe o que é a gestão de tempo?
Considerada um enorme desafio para a maioria das pessoas, a gestão de tempo é um dos pontos mais complexos do gerenciamento de projetos. Ela consiste em um conjunto de técnicas que visam aprimorar a realização de tarefas e auxiliar o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.
Segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), a gestão de tempo do projeto precisa considerar os seguintes processos sequenciais:
- Definição das atividades a serem realizadas para produzir as entregas dos projetos;
- Identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto;
- Estimativa dos recursos necessários para realizar cada atividade;
- Estimativa da duração de cada atividade;
- Desenvolvimento do cronograma;
- Controle o cronograma.
Conheça 5 métodos populares para a gestão de tempo em projetos de construção
Ao longo dos anos, diversos métodos foram desenvolvidos com o intuito de trazer ganho na distribuição de tempo e de tarefas. Há desde técnicas tradicionais àquelas que estão na moda, das mais simples às mais sofisticadas.
Todas elas têm um ponto em comum: reforçam a importância da organização, do planejamento e do foco para fazer o tempo render mais.
Mas você pode estar se perguntando: se há tantas metodologias para a gestão de tempo, como posso escolher a melhor?
A opção por uma ou outra ferramenta deve ser acompanhada de uma análise cuidadosa que considere o autoconhecimento e a observação das tarefas a serem realizadas. É importante lembrar que cada indivíduo é único. Há profissionais que respondem bem a planejamentos mais rígidos. Outros que funcionam melhor com mais flexibilidade.
Método Pomodoro
Uma das ferramentas mais conhecidas no mundo corporativo, o Pomodoro foi criado em 1980, na Itália, para auxiliar quem tem dificuldade em terminar as atividades no prazo.
Consiste em intercalar um tempo para a execução da tarefa com concentração plena, ou seja, sem qualquer interrupção, e um período de relaxamento ou de descompressão.
O método Pomodoro tradicional prevê 25 minutos para a execução da tarefa e 5 minutos de intervalo. Após quatro períodos pomodoros, é preciso fazer uma pausa mais longa (de 30 minutos) para retomar as atividades.
Metodologia GTD
O GTD (Getting Things Done) foi desenvolvido pelo norte-americano David Allen para reduzir o estresse e a ansiedade das pessoas em função do alto número de tarefas a serem feitas.
O método se baseia em uma sequência de ações: coletar, processar, organizar, revisar e fazer. Ele propõe registrar tudo o que deve ser feito na forma de checklist para, então, organizar a ordem do que precisa ser feito primeiro. O GTD também destaca a importância de evitar interrupções que quebram o ritmo de produção.
Método Kanban
Considerado um método de gestão de projetos ágil, o Kanban foi criado no Japão, nos anos 1940, como parte do Sistema Toyota de Produção. O objetivo desta ferramenta é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado. Para isso, o Kanban foca na organização das entregas por meio de um sistema visual de gestão de trabalho, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo pré-definido.
Nessa visualização, há três colunas básicas para orientar as tarefas de acordo com o seu status: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Nelas, são colocados diversos cartões para sinalizar cada atividade específica. Conforme as tarefas são executadas, os cartões são realocados de uma coluna para outra.
Timeboxing
Semelhante ao Pomodoro, porém mais rígido, esse método de gestão de tempo foi criado pelo empresário sul-africano Elon Musk. Consiste em dividir as horas do dia em blocos de minutos para executar as tarefas, incluindo as de ordem pessoal.
A ideia é fazer uso somente das horas pré-definidas para começar e terminar os trabalhos. Ao se impor um limite de tempo para a realização das atividades, não há margens para distrações, aumentando a produtividade e atenção ao trabalho.
É importante frisar, contudo, que o método Timeboxing exige muita organização e disciplina para acompanhar a evolução do tempo investido em cada atividade.
Matriz de Eisenhower
Essa metodologia foi desenvolvida pelo ex-presidente norte-americano Dwight Eisenhower, que acreditava que as pessoas desperdiçam muito tempo em atividades que eram urgentes, mas não importantes. A matriz foi criada, portanto, para auxiliar os profissionais na definição de prioridades.
Ela é composta por quatro quadrantes: 1) importante e urgente, 2) importante, mas não urgente, 3) não importante, mas urgente, 4) não importante e não urgente.
Como economizar tempo com operações digitais?
Ao oferecer oportunidades para automatizar atividades repetitivas, as tecnologias digitais são uma aliada de primeira ordem para a gestão de tempo.
Você há de concordar que cronogramas em planilhas estáticas não dão conta de todo o dinamismo que a construção civil atual demanda.
No caso da gestão de projetos para a construção civil, as plataformas digitais mais avançadas contribuem em, pelo menos, três pontos:
1- Agilizar a visualização de projetos
As ferramentas podem contar com aplicativos que permitem a visualização de documentos via smartphone ou tablet, de qualquer local, a qualquer hora.
2- Diminuir o tempo para aprovações com o trabalho colaborativo
Ao colocar todos os membros da equipe “na mesma página”, as plataformas de gestão de projetos permitem agilizar tomadas de decisão e dão mais fluidez para o fluxo de trabalho.
3- Melhorar a comunicação
As falhas de comunicação são uma das principais causas de desperdício de tempo. Muitos erros ocorrem, por exemplo, pelo uso de diferentes canais de comunicação. Quer um exemplo? Se um colaborador só compartilha dados por e-mail, enquanto outro apenas pelo chat da intranet, haverá um desencontro que poderá custar horas.
De acordo com dados do PMI (Project Management Institute), organizações com comunicação altamente eficaz concluem 80% dos projetos conforme os objetivos planejados. Esses resultados são 54% superiores aos registrados nas empresas que não se comunicam bem.
Mais agilidade em atividades rotineiras
Se por um lado as ferramentas digitais oferecem uma série de benefícios para tornar as pessoas e as empresas mais produtivas, por outro, elas também podem trazer muitas distrações.
Além disso, quando as ferramentas são mal desenvolvidas e não contam com uma infraestrutura robusta por trás, muito tempo pode ser perdido, por exemplo, com bugs e falhas que interrompem o fluxo de produção dos usuários.
Uma particularidade da construção civil é operar com arquivos e documentos pesados, que podem ser fator de perda de tempo.
Foi por isso que a Autodoc desenvolveu o Upload Turbo. Com esse recurso, o usuário do Autodoc Projetos tem mais agilidade no processo de publicação de arquivos. Além disso, todos os documentos publicados no Autodoc Projetos são compactados em até 50% do tamanho original. Isso significa economia financeira com espaço locado em nuvem, bem como menor tempo de carregamento.
Gestão de tempo: pontos que não podemos esquecer
Ao longo do artigo de hoje, você viu:
- Uma visão breve sobre algumas práticas que podem auxiliar a missão de gerir melhor o tempo;
- A importância de ter controles para evitar perda de tempo por falta de foco e clareza;
- Há diferentes métodos para gestão de tempo. O importante é identificar o mais aderente às particularidades de cada projeto e de cada equipe;
- As soluções digitais podem ajudar a sermos mais produtivos. Mas, para isso, é preciso utilizar ferramentas que sejam desenvolvidas com a preocupação de evitar desperdícios de tempo;
- A construção civil é muito dinâmica. Isso exige dos profissionais e das soluções de planejamento flexibilidade para se ajustar a imprevistos que podem acontecer a qualquer momento.
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