O desenvolvimento no campo da Tecnologia da Informação permitiu que, nos dias atuais, os profissionais que trabalham com gestão de projetos na construção civil pudessem contar com múltiplas ferramentas digitais.
Entre as soluções para o gerenciamento de projetos, há desde plataformas robustas até alternativas mais leves. É possível encontrar, também, ferramentas desenvolvidas especificamente para atender as demandas das empresas da construção, bem como softwares generalistas. Existem, ainda, sistemas produzidos no exterior (taxados em dólar e suscetíveis às flutuações do câmbio) e os brasileiros (comercializados em real).
Diante de uma oferta tão vasta, escolher a plataforma de gestão de projetos mais adequada para a realidade de cada empresa tornou-se tarefa complexa.
Foi por isso que desenvolvemos este post. O objetivo é apresentar a você funcionalidades imprescindíveis para quem está à frente da gestão de projetos e precisa lidar com uma série de desafios diários, que não são poucos. A necessidade de minimizar imprevistos, a interdependência entre as tarefas e a pressão por respostas assertivas e rápidas são apenas algumas dificuldades impostas aos profissionais que têm como missão garantir que os projetos sejam executados com excelência, de acordo com parâmetros de custo e prazo estabelecidos previamente. Continue conosco para saber mais:
1- Gestão fácil de cronograma e de orçamento
O que se espera de um software de gestão de projetos é que ele permita automatizar diversas atividades, como orçamento e cronograma, análise de riscos e controle de insumos.
Você sabia que os atrasos estão entre os fatores que mais contribuem para os gastos extras em um projeto?
Os aplicativos de gestão podem ajudar a evitar esses estouros, seja criando linhas do tempo para controlar a execução de cada tarefa, seja gerando painéis interativos para visualizar o status geral do projeto. Softwares mais avançados podem incorporar, ainda, funcionalidades como compartilhamento de arquivos e timesheet integrado ao quadro kanban.
2- Hospedagem em nuvem
Este é um atributo bastante importante para as ferramentas de gestão de projetos. A cloud computing estimula o trabalho colaborativo, além de agregar mais produtividade e segurança. Isso porque a hospedagem na nuvem permite que os projetos sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer momento.
Além do mais, há oportunidades para redução de custos, já que normalmente a hospedagem em nuvem exige apenas o pagamento de uma assinatura mensal ou anual. Em contrapartida, o armazenamento local requer investimentos em licença, hardware de servidor, equipe de TI para suporte, além de implantações demoradas.
Aqui vai uma dica para quem está comparando ferramentas de gestão de projetos: observe o modo de compactação dos arquivos feito pela ferramenta. Algumas soluções permitem reduzir o tamanho dos arquivos em até 50%, o que significa menos espaço locado em nuvem e, consequentemente, menos custos.
3- Interface visual e intuitiva
As melhores ferramentas de gestão de projetos são fáceis de usar e ricas em recursos visuais que tornam a absorção das informações mais imediata. Uma tendência entre os desenvolvedores é utilizar estratégias de Design System, que visam garantir uma navegação intuitiva e criar uma experiência melhor para o usuário.
Três funcionalidades interessantes desenvolvidas para agregar produtividade aos usuários são “pesquisa facilitada de projetos”, “visualização de arquivos recentes” e “projetos favoritos”. Com esse tipo de recurso muito simples, o usuário não precisa gastar tempo para localizar projetos e arquivos específicos.
4- Mobilidade e acompanhamento remoto
Em uma indústria na qual as atividades acontecem simultaneamente tanto no escritório, quanto no canteiro de obras, a mobilidade é algo de grande valor. Por isso, um atributo desejável nos softwares de gestão de projetos é contar com versões mobile. Por meio desses aplicativos, todos os envolvidos podem ter acesso à última versão dos projetos via smartphone ou tablet.
Esta é, aliás, uma das funcionalidades cada vez mais valorizadas em ferramentas de gestão de projetos, sobretudo quando voltadas para a construção civil. Afinal, os gestores precisam poder resolver pendências, ou qualquer urgência, com agilidade, de qualquer local, em qualquer momento.
5- Gestão da comunicação
Outra funcionalidade importante dos softwares de gestão é incorporar ferramentas de comunicação, permitindo a colaboração entre todos os envolvidos em tempo real, com segurança e confiabilidade.
Você sabia que a falta de comunicação é um dos principais motivos de falhas e conflitos na gestão de projetos? As ferramentas de gestão podem contribuir para diminuir os ruídos de comunicação ao dar transparência, permitir que os envolvidos sejam constantemente atualizados sobre o avanço das tarefas e viabilizar a solução de pendências de modo virtual.
6- Suporte técnico de qualidade
Os softwares de gestão de projetos são comumente escolhidos com base nos recursos oferecidos e, principalmente, em seu custo. Mas há um fator que não pode ser negligenciado jamais: a qualidade do suporte técnico oferecido ao cliente. Até mesmo a melhor das ferramentas está sujeita a enfrentar problemas. Se isso acontecer, é bom que o fornecedor possa oferecer à empresa uma resposta ágil e efetiva, sem comprometer o andamento do projeto, concorda?
7- Segurança de dados
Quando falamos em funcionalidades para ferramentas digitais, não podemos deixar de lado a proteção de dados, que precisa estar sempre no centro dos processos de informação.
Isso se aplica, também, às ferramentas de gestão de projetos. Antes de adquirir qualquer licença, é altamente recomendável questionar o fornecedor sobre este quesito, em especial, a respeito do alinhamento do software com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) já em vigor.
8- Controle total de cópias físicas
Ainda com relação à segurança, você sabe que as informações dos projetos são de alta confidencialidade, não é mesmo? Neste contexto, um recurso notável em softwares de gestão de projetos é oferecer controle total sobre quem acessa cada arquivo. O ideal é que seja possível definir permissões em diferentes níveis.
Nos canteiros de obras, apesar da digitalização estar avançando, muitas vezes ainda são necessárias cópias físicas do projeto. Isso cria um desafio extra que é garantir que todas as cópias em circulação estejam devidamente atualizadas. Alguns softwares de gestão de projetos contam com sistema de QR Codes impressos nas cópias para facilitar a rastreabilidade. Dessa forma é possível saber quando o projeto foi recebido pelo destinatário e identificá-lo facilmente diante da necessidade de recolhimento por conta de uma nova revisão. Esse é mais um exemplo de detalhe aparentemente simples, mas que é fundamental para evitar retrabalhos e desperdício de recursos na rotina das obras.
9- Monitoramento de desempenho e emissão de relatórios
Bons softwares de gestão de projetos oferecem dashboards e emitem relatórios automáticos para apoiar a tomada de decisão do gestor. Tais funcionalidades representam um apoio importante para monitorar o andamento das atividades e promover as melhorias necessárias durante a execução.
Você sabe como o uso de indicadores de desempenho para controlar o andamento do projeto é fundamental, não é mesmo? Nesse sentido, a disponibilização rápida e confiável de KPIs como desvio de prazo é um recurso valioso a ser buscado.
10- Possibilidade de personalização e integração
Muitos usuários se queixam da dificuldade das plataformas de gestão se adaptarem aos processos das empresas. Para quem atua na cadeia da construção civil, isso já não é um problema porque há soluções com múltiplas possibilidades de personalização, incluindo configurações ajustáveis à forma de trabalho das equipes e fluxos de trabalho customizáveis.
Além de flexibilidade, outro recurso cada vez mais indispensável às plataformas de gestão de projetos é a integração com outras soluções. Isso vale desde soluções para assinatura digital de documentos aos ERPs (Enterprise Resource Planning).
Conclusão
Uma gestão bem-sucedida é chave para a conclusão dos projetos conforme requisitos de prazo, custo, qualidade e riscos. Diante da importância desta disciplina, vale ser criterioso na hora de selecionar uma ferramenta digital.
Uma boa prática é conhecer as demandas e os objetivos da empresa, assim como o perfil dos usuários e a complexidade dos projetos. Tal cuidado é necessário para definir, por exemplo, quais recursos são indispensáveis, qual será o espaço necessário para armazenamento de arquivos e o limite de usuários.
A Autodoc é parte da Ambar, o sistema operacional da nova construção civil. Ajudamos construtoras e incorporadoras a operar com mais eficiência e agilidade por meio de soluções tecnológicas presentes durante toda a jornada construtiva, do projeto à finalização da obra.
Agende uma demonstração para conhecer mais sobre o Autodoc Projetos, solução desenvolvida sob medida para atender as necessidades da indústria da construção. Fornecido na modalidade software as service, Autodoc Projetos garante a colaboração entre todos os envolvidos em tempo real. Entre algumas vantagens da solução, já aproveitada por grandes construtoras brasileiras, está o fato de ser mobile, permitindo o acesso à última versão dos projetos via app.
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